Dabei sollte der Eigenbeleg immerzu eine Ausnahme bleiben. Zu viele & zu häufig erstellte Ersatzbelege wirken im Falle einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.
Dank dem Ersatzbeleg Steuern einsparen
Existiert für eine Betriebsausgabe kein Rechnungsnachweis & ist eine nachträgliche Besorgung der Notbelege oder einer Durchschrift ihrer Rechnung nicht machbar oder zu kostspielig, so darf der Unternehmensinhaber oder sein Beschäftigter den Eigenbeleg ausstellen. Auf jenem notiert dieser die nötigsten Daten zum Geschäftlichen Vorfall.
Der Ersatzbeleg dient in der Buchführung als Grundstein für die Buchung des Vorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen unterstützen das Erstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Kosten sollten natürlicherweise betrieblich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer kann der Unternehmensinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, falls er seinen Geschäftsvorfall alleinig mittels Eigenbeleg nachweist. Jedoch gilt demzufolge auch der gesamte Gesamtbetrag als Betriebsausgabe.
Neben den Fällen, wo ein Eigenbeleg den Originalnachweis ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Anfertigung von Eigenbelegen gar keine Alternativlösung gibt, z. B. bei privaten Entnahmen oder -Einlagen von Kapital oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen und Muster unterstützen beim Erstellen von Eigenbelegen. Unter anderem bieten wir ein Tool für diesen Vorgang an, welches genauso gratis bereit steht.
Maximale Ausgabenhöhe bei Eigenbelegen berücksichtigen
Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu einer Höhe von 150 Euro im Gesamten seien prinzipiell unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.
Dies gilt besonders für Zahlungen, welche über ein Konto geführt wurden. Schließlich bestehe als Folge ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigene Belege für Barzahlungen kann der Steuerzahler um zusätzliche Nachweise ergänzen, wenn dieser diese weiteren Belege hat.
Fehlt z. B. eine Versand-Quittung, kann eine Replika des Briefes ihre Aufwendungen nachweisen. Verschiedene Kleinausgaben lassen sich eh nur per Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.