Für abhandengekommene Quittungen einen Ersatzbeleg ausstellen
Existiert für eine geschäftliche Aufwendung kein Quittungsbeleg & ist eine anschließende Besorgung der Notbelege oder einer Abschrift ihrer Quittung nicht ausführbar oder zu schwierig, so darf der Selbstständiger oder der Beschäftigter den Ersatzbeleg erstellen. Auf diesem notiert dieser die wichtigsten Infos zum Geschäftlichen Vorfall.
Ein Ersatzbeleg dient in der Finanzbuchhaltung als Fundament für die Verbuchung des Vorfalls. Kostenfreie Muster oder Vorlagen unterstützen das Erstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Ausgaben sollten klarerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Gezahlte Mehrwertsteuer darf der Geschäftsmann keinesfalls als Vorsteuer abziehen, für den Fall, dass dieser seinen Geschäftsvorfall nur mittels Eigenbeleg dokumentiert. Dessen ungeachtet gilt demzufolge auch der gesamte Gesamtbetrag als geschäftliche Ausgabe.
Neben den Vorfällen, wo ihr Eigenbeleg den originalen Beleg ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorgänge, bei welchen es zur Anfertigung von Ersatzbelegen überhaupt keine Alternativlösung gibt, z. B. im Falle von Privatentnahmen und -Einzahlungen von Geld oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster unterstützen beim Erstellen von eigenen Belegen. Genauso bieten wir ein Tool für diesen Zweck an, welches ebenfalls gratis bereit steht.
Bei eigenen Belegen auf die Kleinbetragsregelung schauen
Eigenbelege für kleine Beträge bis zu 150 Euroletten brutto sind im Grunde unproblematisch, heißt es laut BVBC.
Dies gilt insbesondere für Zahlungsvorgänge, die über ein Konto erfolgt seien. Schließlich existiere folglich ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Ersatzbelege für Barzahlungen muss der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, falls dieser diese weiteren Belege hat.
Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes ihre Ausgaben belegen. Manche Kleinausgaben lassen sich eh lediglich via Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Firmeninhaber nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.