Hierbei sollte ein Eigenbeleg immer der Ausnahmefall bleiben. Zu viele oder zu häufig ausgestellte Ersatzbelege sind bei einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.
Durch dem Ersatzbeleg Steuern sparen
Existiert für eine geschäftliche Aufwendung kein Ausgabennachweis und ist die anschließende Beschaffung der Fremdbelege oder auch einer Kopie ihrer Quittung nicht machbar oder zu aufwendig, so kann ein Entrepreneur oder der Beschäftigter den Eigenbeleg erstellen. Auf jenem platziert dieser die nötigsten Informationen zum Geschäftlichen Vorfall.
Der Ersatzbeleg dient in ihrer Finanzbuchhaltung als Basis für die Buchung des Vorfalls. Kostenfreie Muster und Vorlagen unterstützen das Ausstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Ausgaben sollten klarerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Umsatzsteuer darf der Unternehmensinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, falls er seinen Geschäftsvorfall nur mittels Eigenbeleg nachweist. Nichtsdestotrotz zählt demzufolge auch der komplette Gesamtbetrag als geschäftliche Ausgabe.
Neben den Vorfällen, in denen ihr Eigenbeleg den Originalbeleg ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Erstellung von Ersatzbelegen überhaupt keine Alternativlösung gibt, bspw. im Falle von Privatentnahmen und -Einlagen von Knete oder Gegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster assistieren beim Erstellen von Eigenbelegen. Weiterhin bieten wir ein Tool für diesen Zweck an, welches auch gratis zur Verfügung steht.
Eigenbelege sind für Kleinbeträge unbedenklich
Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euroletten im Gesamten sind meistens unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.
Das gelte besonders für Zahlungsvorgänge, welche über ein Bankkonto erfolgt seien. Bekanntlich bestehe in diesem Fall ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigenbelege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um zusätzliche Nachweise ergänzen, sofern er diese weiteren Nachweise hat.
Fehlt bspw. eine Portoquittung, kann eine Durchschrift des Briefes ihre Kosten nachweisen. Manche Kleinbeträge lassen sich ohnehin ausschließlich per Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Geschäftsmann nicht quittiert kriegen. Hierfür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg.